„Unser Anspruch, uns ständig weiterzuentwickeln, führte uns zu der Idee, den Versand der Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu digitalisieren. Bereits in der ersten Implementierungsphase sind die Einsparungen wirksam. Wir werden mit der Umstellung zügig fortfahren.“
Heiko Abbenseth, Leiter Geschäftssteuerung und Prozesse.
Unternehmen
Piepenbrock Unternehmensgruppe
Standort: Osnabrück
Mitarbeiter: ca. 27 000 (2012)
Internet: www.piepenbrock.de
Branche
Facility Management, Gebäudereinigung, Instandhaltung, Sicherheit, Maschinenbau
Nutzen
- Geringer Investitionsaufwand (keine zusätzliche Hardware)
- Hohe Vertraulichkeit/Sicherheit durch End-to-End-Verschlüsselung und dreistufige Sicherheitsarchitektur
- Kosten- und Zeitvorteile
- Integration in bestehende Prozesse
Lösung
- regipay® als Service für den rechtskonformen, elektronischen Versand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Herausforderungen
- Prozessoptimierung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Zeit- und Kostenersparnis
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (Bundesdatenschutzgesetz, Arbeitsrecht)
- Akzeptanz unter den Mitarbeitern
- Integration in bestehende SAP-Umgebung
Um die Prozesse rund um die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu optimieren, führte die Piepenbrock Service GmbH + Co. KG kürzlich mit regipay® eine Lösung für den elektronischen Dokumentenversand ein. Bereits im ersten Schritt wurde eine Vielzahl der 27 000 Mitarbeiter für das elektronische Verfahren gewonnen. Sowohl den Beschäftigten als auch der Unternehmensleitung zeigen sich schon jetzt deutliche Sicherheitsund Effizienzvorteile.
Mit mehr als 27 000 Mitarbeitern zählt die Osnabrücker Piepenbrock Unternehmensgruppe deutschlandweit zu den größten ihrer Branche. Für die Personalabteilung heißt das aber auch, jeden Monat 27 000 Lohn- und Gehaltsabrechnungen auszudrucken, zu kuvertieren und zu versenden. Das Porto ist dabei der größte Kostenfaktor, gefolgt von den Arbeits- und Materialkosten. „Unser Anspruch, uns ständig weiterzuentwickeln, führte uns zu der Idee, den Versand der Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu digitalisieren. Bereits in der ersten Implementierungsphase der regipay- Lösung sind die Einsparungen wirksam“, sagt Heiko Abbenseth, Leiter Geschäftssteuerung und Prozesse bei Piepenbrock. „Wir werden mit der Umstellung zügig fortfahren, zumal die Akzeptanz unter unseren Mitarbeiter hoch ist.“
Rechtskonformität wichtig
Grundvoraussetzung für den elektronischen Versand von Lohn- und Gehaltsdaten ist, dass er rechtskonform ist. Rechtskonformität ist gewährleistet, wenn die gesetzlichen Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Arbeitsrechts sowie bestehende Tarifverträge erfüllt werden. Während das Arbeitsrecht vorschreibt, dass der Arbeitgeber die Abrechnung des Arbeitsentgelts in Textform zu leisten hat, regelt das BDSG, dass persönliche Daten der Arbeitnehmer vor unberechtigtem Zugriff zu schützen sind. Bei der elektronischen Übertragung dürfen sie nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden. Entsprechende Verschlüsselungstechniken müssen bei elektronischen Verfahren für die Lohn- und Gehaltsabrechnung die Integrität der Nachricht sicherstellen. „Schon die kleinste Sicherheitslücke im Übertragungsprozess kann zu Rechtsstreitigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer führen und das Vertrauensverhältnis stark belasten“, sagt Holger Born, Vertriebsleiter DACH der regify-Unternehmensgruppe, die verschiedene Services für den sicheren, elektronischen Dokumentenaustausch anbietet. Deswegen läuft der Versand von Lohnund Gehaltspapieren mit regipay® End-to-End verschlüsselt über eine dreistufige Sicherheitsarchitektur.
Schnittstelle zu SAP
Der regify-Dienst wurde bei Piepenbrock über eine Schnittstelle in die bestehende SAPUmgebung für Lohn und Gehalt integriert. Die Personalabteilung trägt die privaten E-Mail-Adressen der Mitarbeiter, die den elektronischen Versand wünschen, in die Stammdaten der SAP-Software ein. Jene Mitarbeiter bekommen dann eine E-Mail mit einem Zugangslink zu ihrem persönlichen Passwort, mit dem sie über verschiedene Kanäle (Windows, Mac, IOS, Android, Piepenbrock-Mitarbeiter-Service-Portal) ihre Abrechnungen entschlüsseln und anzeigen können. „Wir wollten den elektronischen Weg so einfach und sicher wie möglich gestalten“, sagt Heiko Abbenseth. „Deswegen spart das Mitarbeiter-Service-Portal Überflüssiges aus und ermöglicht das Speichern, Anzeigen sowie – wenn nötig – auch das Ausdrucken der Dokumente.“ Für den Fall dass Mitarbeiter ihr Passwort vergessen, können Sie dieses mithilfe eines „Self-Services“ ersetzen. Aus Datenschutzgründen sind nur private E-Mail-Adressen zugelassen, um die persönliche Zustellung sicherzustellen. Der Kostenvorteil gegenüber der herkömmlichen Briefpost ist durch Einsparungen an Porto und Material beim elektronischen Versand deutlich. Die Mitarbeiter erhalten einen schnelleren Zugriff auf ihre Abrechnungen und können diese einfacher elektronisch aufbewahren – entsprechend ihrer Erwartungen in der heutigen digitalen Welt.
Fragen an Heiko Abbenseth, Leiter Geschäftssteuerung und Prozesse, Piepenbrock Service GmbH + Co. KG
Herr Abbenseth, weshalb hat sich Piepenbrock dafür entschieden, den Versand der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu digitalisieren?
Bei einem großen Unternehmen wie Piepenbrock verursacht die Logistik der Lohn- und Gehaltsabrechnungen einen erheblichen Aufwand. Vor einem Jahr haben wir begonnen, uns aus Effizienz- und Kostengründen konkrete Gedanken zu einer Digitalisierung zu machen und uns verschiedene Anbieter angesehen. Die regify-Lösung regipay hat uns dabei am meisten überzeugt, denn sie ist ohne großen Aufwand nutzbar und flexibel in der Gestaltung. Gleichzeitig ist sie sicher und auf dem neuesten Stand der Technik.
Was waren für Sie die größten Herausforderungen bei der Einführung?
In einem ersten Schritt haben wir die angestellten Mitarbeiter kontaktiert. Dabei haben wir vor allem die einfache Nutzung und die hohe Sicherheit des Dienstes betont. Das hat mehr als 50 Prozent der Mitarbeiter direkt überzeugt. In den nächsten drei Jahren möchte wir eine siebzigprozentige Abdeckung mit dem elektronischen Zustellverfahren erreichen.
Welchen Nutzen hat regipay Ihrer Ansicht nach für die Mitarbeiter bzw. die Geschäftsführung?
Die Mitarbeiter profitieren von einer schnelleren Zustellung und können die Abrechnungen einfacher elektronisch aufbewahren. Aus Unternehmenssicht entstehen eine klare Kostenersparnis in puncto Druck, Kuvertieren und Porto – das Einsparpotenzial liegt bei 70 Prozent – sowie eine größere Umweltfreundlichkeit, weil Papier, Toner und Strom eingespart werden. Damit verringert sich auch der Ressourcenverbrauch im Unternehmen nachhaltig.