« Dans le cadre de notre stratégie de développement continu, nous avons eu l’idée de numériser nos fiches de salaire. Nous réalisons déjà des économies palpables dans la première phase d’implémentation. Nous allons rapidement poursuivre notre transition. »
Heiko Abbenseth, Directeur de la gestion et des processus.
Société
Piepenbrock Unternehmensgruppe
Siège social : Osnabrück (Allemagne)
Employés : environ 27 000 (en 2012)
Site Web : www.piepenbrock.de
Le Secteur d’activité
Gestion d’infrastructures, nettoyage de bâtiments, maintenance, sécurité, génie mécanique
Challenges
- Optimisation des processus liés aux fiches de salaire
- Gain de temps et économies financières
- Respect des réglementations en vigueur (législation allemande sur la protection des données, droit du travail)
- Adhésion des salariés
- Intégration à l’environnement SAP existant
Solution
- Installation de regipay®, service d’envoi électronique de fiches de salaire conforme aux exigences réglementaires
Avantages
- Faibles coûts d’investissement (aucun matériel supplémentaire requis)
- Niveau élevé de confidentialité et de sécurité grâce à un chiffrement de bout en bout et à une architecture de sécurité à trois couche
- Gain de temps et d’argent
- Intégration aux processus existants
Afin d’optimiser les processus liés aux fiches de salaire mensuelles, la société Piepenbrock Service GmbH + Co. KG a récemment installé regipay®, une solution d’envoi électronique des documents. Dès la première phase, bon nombre des 27 000 salariés ont été convaincus par le processus électronique. Les employés et la direction y perçoivent déjà des avantages importants en termes de sécurité et d’efficacité.
Avec plus de 27 000 salariés, le groupe Piepenbrock basé à Osnabrück figure parmi les plus grandes entreprises du secteur en Allemagne. Mais pour le département des ressources humaines, cela revient à imprimer, mettre sous pli et envoyer 27 000 fiches de salaire chaque mois. Le port représente le coût principal, suivi par la main-d’œuvre et le matériel. « Dans le cadre de notre stratégie de développement continu, nous avons eu l’idée de numériser nos fiches de salaire. Nous réalisons déjà des économies palpables dans la première phase d’implémentation de la solution regipay », déclare Heiko Abbenseth, Directeur de la gestion et des processus chez Piepenbrock. « Nous allons rapidement poursuivre notre transition, d’autant plus que nos salariés sont favorables à cette initiative. »
L’importance de la conformité réglementaire
Il est indispensable que l’envoi électronique des fiches de salaire soit conforme aux réglementations en vigueur. Pour cela, la législation allemande en matière de protection des données, le droit du travail et les conventions collectives existantes devaient être respectés. La législation du travail stipule que l’employeur doit fournir le bulletin de salaire par écrit, tandis que les réglementations sur la protection des données exigent la protection des données personnelles des salariés contre les accès non autorisés. Il ne doit pas être possible de lire, de copier, de modifier ni de supprimer le document sans autorisation lors de sa transmission par voie électronique. L’intégrité du message doit donc être garantie par des mécanismes de chiffrement appropriés appliqués au processus électronique. « La moindre faille de sécurité dans le processus de transmission peut entraîner des litiges entre l’employeur et les salariés et nuire fortement à la relation de confiance établie », explique Holger Born, directeur des ventes DACH pour le groupe regify qui propose différents services d’échange sécurisé de documents par voie électronique. C’est la raison pour laquelle l’envoi des fiches de salaire via regipay® est chiffré de bout en bout selon une architecture de sécurité à trois niveaux.
Interface SAP
Chez Piepenbrock, le service regify a été intégré via une interface à l’environnement SAP de gestion des salaires existant. Le département des ressources humaines saisit les adresses e-mail privées des salariés ayant opté pour l’envoi électronique dans les données de référence du logiciel SAP. Chacun de ces salariés reçoit alors un e-mail contenant un lien vers son mot de passe personnel qui lui permet de déchiffrer et de consulter ses bulletins sur différents supports (Windows, Mac, IOS, Android et portail de services destiné aux salariés de Piepenbrock). « Nous souhaitions simplifier et sécuriser au maximum l’accès électronique », explique Heiko Abbenseth. « Ainsi, le portail des services destiné aux salariés ne contient rien de superflu et permet de stocker, de consulter et, si nécessaire, d’imprimer les documents. » En cas d’oubli de leur mot de passe, les salariés peuvent le modifier à l’aide d’une fonction en libre-service. Afin d’assurer la protection des données, seules les adresses e-mail privées sont acceptées, ce qui garantit que seul le salarié a accès aux documents qui le concernent. Par rapport à l’envoi classique par la poste, les économies réalisées sur les frais de port et les fournitures sont considérables. Les salariés peuvent accéder plus rapidement à leurs bulletins et les conserver plus facilement au format électronique, une initiative appréciée dans l’ère numérique actuelle.
Question à Mr Heiko Abbenseth, Directeur de la gestion et des processus, Piepenbrock Service GmbH + Co. KG
Monsieur Abbenseth, pour quelles raisons la société Piepenbrock a-t-elle décidé de numériser l’envoi des fiches de salaire ?
Dans une entreprise d’aussi grande envergure que Piepenbrock, la logistique liée aux fiches de salaire représente un budget considérable. Pour des questions d’efficacité et de coûts, nous avons commencé à réfléchir concrètement à la numérisation il y a un an et nous avons consulté différents prestataires. La solution regipay de regify nous a le plus convaincus, car elle ne nécessite pas d’investissement important et offre une conception flexible. Elle est également sûre et à la pointe de la technologie.
Quels ont été pour vous les plus gros défis de la mise en œuvre ?
Lors de la première phase, nous avons informé nos salariés sur notre démarche. Nous avons mis en avant la simplicité et la sécurité du service, ce qui a convaincu plus de 50 pour cent d’entre eux. Notre objectif est désormais d’atteindre 70 pour cent d’envois électroniques dans les trois prochaines années.
D’après vous, quels sont les avantages de regipay pour les salariés et la direction ?
Les salariés bénéficient d’un accès plus rapide à leurs bulletins de paie et peuvent les conserver plus facilement au format électronique. Du point de vue de l’entreprise, les économies sont évidentes en termes d’impression, de mise sous pli et de port (les économies potentielles sont estimées à 70 pour cent), et nous respectons davantage l’environnement puisque nous utilisons moins de papier, d’encre et d’électricité. Cela nous permet également de réduire la consommation des ressources dans l’entreprise de manière durable.
Envoi électronique de fiches de salaire conforme aux réglementations